a) Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Kişisel Verileriniz; her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda; teknik ve sair yöntemlerle, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla yasadan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi ve ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için toplanır ve şirketimiz veya şirketimiz tarafından görevlendirilen veri işleyenler tarafından işlenir. Kişisel Verileriniz 6698 Sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddesi kapsamında tanımlandığı şekliyle;
Kanunların açıkça öngörüldüğü
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
Veri sorumlusu olarak Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi gereken
İlgili kişinin olarak alenileştirmeniz
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
İlgili kişi olarak sizlerin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumlarında ve bu durumların mevcut olmaması ile açık rızanıza başvurularak işlenmektedir.
Kişisel Verileriniz, ilgili mevzuata uygun olarak; web sitemize yaptığınız ziyaretlerde, üyelik işlemlerinde/hesap oluşturma ve hesap güncelleme işlemlerinde, sitemizde yer alan bir formu doldurduğunuzda, ürün ve hizmet aldığınızda veya sattığınızda, müşteri destek işlemlerinde (çağrı merkezi), alıcı/satıcı sıfatı ile yaptığınız yazışmalarda, kendi sitemiz tarafından yaratılan Çerezler/Cookieler ile, site kullanımı ölçüm sistemleri ile (örn:Google Analytics), idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar vasıtasıyla, sözleşmeler, ticari faaliyetlere ilişkin alınan belgeler ve ilgili kişi tarafından beyan edilen diğer belgeler vasıtasıyla her türlü sözlü, yazılı ve elektronik ortamda; teknik ve sair yöntemlerle toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, toplanabilecektir.
b) Veri Konusu Kişi Gruplarının Kategorizasyonu ve İşlenen Kişisel Veriler
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcılarımız,
Ürün veya Hizmet Alan Kişileri ve Çalışanların,
Tedarikçilerimizin Çalışanların,
Tedarikçilerimizin Yetkililerin,
Yönetim Kurulu Üyelerin, Hissedarlarımız
a. Kimlik
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı (Web Sitesi Ziyaretçileri)
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Hissedar/Ortak
Kişisel veri
b. İletişim
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı (Web Sitesi Ziyaretçileri)
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Hissedar/Ortak
Kişisel veri
c. Hukuki İşlem
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Kişisel veri
d. Müşteri İşlem
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Kişisel veri
e. İşlem Güvenliği
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı (Web Sitesi Ziyaretçileri)
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Hissedar/Ortak
Kişisel veri
f. Finans
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Hissedar/Ortak
Kişisel veri
g. Pazarlama
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Hissedar/Ortak
Kişisel veri
h. Görsel ve İşitsel Kayıtlar
Ürün veya Hizmet Alan Kişi ve Veli/Vasi/Temsilci (Kayıtlı Üye)
Tedarikçi Çalışanları
Tedarikçi Yetkilileri
Hissedar/Ortak
Kişisel Veri
c) Kişisel Verilerin Hangi İş Süreçlerinde ve Hangi Amaçlarla Kullanıldığı
POTANSİYEL ÜRÜN VE HİZMET ALAN KİŞİ (WEB SİTESİ ZİYARETÇİLERİ)
· Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
· Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
· Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
· İletişim faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Bilgi Taleplerinin Karşılanması
· Pazarlama ve Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
· Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
· Müşteri İlişkileri Yönetim ve Memnuniyet Süreçlerinin Yürütülmesi
· Stratejik Pazarlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
· Talep ve Şikayetlerin Takibi
· Veri Sorumlusunun Operasyonel Güvenliğinin Temini
· Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ VE VELİ/VASİ/TEMSİLCİ (KAYITLI ÜYELER)
· Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
· Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
· Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
· Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi
· Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
· İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satın Alma Süreçleri Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
· Mal, Hizmet, Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
· Müşteri İlişkileri Yönetim Süreçlerinin Yönetilmesi
· Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
· Pazarlama ve Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
· Reklam Kampanya Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
· Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
· Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
· Talep ve Şikayetlerin Takibi
· Ürün ve Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
· Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
· Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
· Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
TEDARİKÇİ ÇALIŞANLARI
· Finans, Muhasebe ve Satın Alma Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
· Bilgi Güvenliği Süreçleri Yürütülmesi
· Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
· Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
· Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
· İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi
· Mal/Hizmet Satın Alma Süreçleri Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
· Mal, Hizmet, Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
· Tedarik Zinciri Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi
· İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
· Bilgi Güvenliği Süreçleri Yürütülmesi
· Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
TEDARİKÇİ YETKİLİLERİ
· Finans, Muhasebe ve Satın Alma Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
· Bilgi Güvenliği Süreçleri Yürütülmesi
· Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
· Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
· Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
· İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi
· Mal/Hizmet Satın Alma Süreçleri Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
· Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
· Mal, Hizmet, Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
· Tedarik Zinciri Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi
· İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
· Bilgi Güvenliği Süreçleri Yürütülmesi
· Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
HİSSEDAR/ORTAK
· Bilgi Güvenliği Süreçleri Yürütülmesi
· Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
· Finans, Muhasebe ve Satın Alma Faaliyetlerinin Yürütülmesi
· İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi
· Mal/Hizmet Satın Alma Süreçleri Yürütülmesi
· Mal, Hizmet, Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
· Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
· Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
· Tedarik Zinciri Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi
· Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
d) Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin Alınan İdari ve Teknik Tedbirler
EPİNMATİK olarak kişisel verilerinizin işlenme süreçlerinde 6698 sayılı kanun, ilgili mevzuatlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunun vermiş olduğu kararlar çerçevesinde belirlenen idari ve teknik tedbirleri almaya azami derece önem göstermekteyiz.
EPİNMATİK, gerekli idari ve teknik tedbirleri alarak şirket içi ya da dışından oluşabilecek risklere karşı kişisel verilere yetkisiz erişimi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemektedir. EPİNMATİK, kişisel verileri işlerken aşağıda tanımlı idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
İdari Tedbirlere Yönelik Uygulamalar:
Kişisel Veri Envanteri Hazırlanması
Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama, İmha, vb.)
Sözleşmeler (Veri Sorumlusu-Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu - Veri İşleyen arasında)
Gizlilik Taahhütnameleri
Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler
İş Sözleşmesi, Disiplin Yönetmeliği (Kanuna Uygun Hükümler İlave Edilmesi)
Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)
Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim
Teknik Tedbirlere Yönelik Uygulamalar:
Yetki Matrisi
Yetki Kontrol
Erişim Logları
Kullanıcı Hesap Yönetimi
Ağ Güvenliği
Uygulama Güvenliği
Sızma Testi
Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri
Log Kayıtları
Veri Kaybı Önleme Yazılımları
Yedekleme
Güvenlik Duvarı
Güncel Anti-Virüs Sistemleri
Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme
Yukarıda sayılan idari ve teknik tedbirlerin alınmasına rağmen serverlarımıza yapılması muhtemel saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, EPİNMATİK bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.
e) Kişisel Verilerin Aktarımı
Şirketimiz, söz konusu toplanan bu kişisel verilerinizi yukarıda saydığımız veri işleme amaçlarında olduğu gibi yine aynı amaç ve yasal zorunluluklar nedeniyle KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde ilgililere aktarabilecektir. Ayrıca şirketimiz bulut teknolojisini kullanmaktadır ve bu kapsamda işlenen kişisel verilerinizin tamamı güvenli 3.part şirketlerin bulut sistemine aktarılmaktadır. Şirketimiz kişisel verilerinizi siz değerli müşterilerimize daha yüksek katma değerli ürün ve hizmet sunabilmek ve hizmet kalitemizi arttırmak amacıyla, Şirketimizin yurtiçinde ve yurtdışında oluşabilecek ortak veya ortaklıkları, girişimleri ile; yasal zorunluluk gereği bu verileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile; yeterli gizlilik güvenliği almak kaydıyla faaliyetlerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz yurt içi veya yurtdışındaki kurumlar, tedarikçiler, yetkili satıcılar, bayiler, ve iş ortaklarımız ile paylaşabilecektir. Yapılan bu aktarımların niteliği ve paylaşım yapılan taraflar, veri sahibi ve EPİNMATİK arasındaki ilişki türüne ve niteliğine, aktarımın amacına ve ilgili yasal dayanağa bağlı olarak değişmekte olup, bu taraflar genel itibariyle aşağıdaki gibidir:
Koordinasyon, İş Birliği ve Verimliliğin Sağlanması Amacıyla EPİNMATİK Bünyesindeki İş Birimleri
Müşteri Memnuniyeti vb. Amaçlar Kapsamındaki Araştırma Firmaları
Pazarlama Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi Adına Hizmet Alınan Firmalar
Finansal İşlemlerin Gerçekleşmesine Olanak Sağlayacak Bankalar ve Ödeme Kuruluşları
Gerçek Kişiler veya Özel Hukuk Tüzel Kişiler
Bulut Teknolojisi Hizmeti Veren Yurt İçi/Yurt Dışı Şirketleri
Hukuk Büroları Gibi Yasal Merciler ve Yasal Amaçlı Faaliyetlerde Destek Alınan Kurumlar
İş Ortaklarımız
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlar
Tedarikçilerimiz
f) Kişisel Verilerin Saklama Süreleri ve İmha Yöntemleri
Kişisel verilerinizin saklama süresine ilişkin esaslar aşağıdaki şekildedir:
Şirket faaliyetlerine ilişkin tabii olunan yasal mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmiş ise söz konusu veri en az belirlenen süre kadar.
Şirket faaliyetlerine ilişkin tabii olunan yasal mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmemişse, veri işleme faaliyeti için belirlemiş olduğumuz amaçlar doğrultusunda 6698 Sayılı Kanunun İlkelerini gözetmek suretiyle belirlenen süre kadar.
Kişisel verileriniz yukarıda belirtilen süreler sonunda silme, yok etme ve anonimleştirme yöntemleri kullanılarak imha edilmektedir.
g) İlgili Kişilerin Hakları
6698 sayılı Kanunun 11.maddesi kapsamında verisi işlenen gerçek kişiler olarak dilediğiniz her zaman tarafımıza başvurarak aşağıda sıralanan haklarınızı kullanabilirsiniz.
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığınım öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış̧ işlenmiş̧ olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kanun’un 7. maddesinde ön görülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
Yukarıda belirtilmiş olan ve fakat bunlarla sınırlı olmayacak şekilde Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi, Kanun’un uygulanmasıyla ilgili taleplerinizi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Veri Sahibi Başvuru Formu’nu kullanarak ilgili tesise şahsen yada Noter Kanalı ile yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafımıza daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle [email protected] üzerinden iletebilirsiniz. Şirketimiz başvuruda yer alan taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her halükarda en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Saygılarımızla,
EPİNMATİK